Архивный отдел

Приложение № 1

к постановлению Администрации

Глушковского района Курской области

от 29 июля 2021 года № 309

ПОЛОЖЕНИЕ

об архивном отделе Администрации Глушковского района

I. Общие положения

1.1. Архивный отдел Администрации Глушковского района (далее - Отдел) создается в целях организации архивного дела на территории Глушковского района.

1.2. Отдел является самостоятельным структурным подразделением Администрации Глушковского района (далее – Администрация) без статуса юридического лица, пользуется печатью Администрации в установленном порядке. Отдел имеет необходимые для своей деятельности штампы и бланки со своим наименованием.

1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, законами РФ, нормативно-правовыми актами Федерального архивного агентства, законами Курской области в сфере архивного дела, Уставом Глушковского района, нормативно-правовыми актами представительного и исполнительного органа Глушковского района, нормативно-правовыми актами главы Глушковского района, уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела, а также настоящим Положением.

1.4. Положение об Отделе утверждается Главой Администрации Глушковского района с учетом рекомендаций уполномоченного органа исполнительной власти области в сфере архивного дела.

1.5. Архивный отдел выдает архивные справки, выписки, предназначенные для использования на территории муниципального образования Глушковского района, для использования на территории Российской Федерации и за ее пределами, на бланке Администрации Глушковского района, подписываются Главой Глушковского района, а в его отсутствие – должностным лицом Администрации Глушковского района, курирующим работу муниципального архива.

1.5. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников Отдела устанавливается Главой Глушковского района.

1.6. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется за счет средств бюджета Глушковского района.

Дополнительными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета Курской области, выделяемые для реализации региональных программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном образовании, осуществления отдельных государственных полномочий Курской области в сфере архивного дела, иные, не запрещенные действующим законодательством, источники.

1.7. Администрация Глушковского района предоставляет Отделу здание (помещения), отвечающие нормативным требованиям хранения документов и условиям труда работников архивов.

При реконструкции, передаче или сносе здания (передаче помещений другим субъектам), в котором размещен Отдел, Администрация Глушковского района предоставляет Отделу равноценное здание (помещение), отвечающее нормативным требованиям хранения документов.

II. Основные задачи

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда, относящихся к государственной собственности Курской области в соответствии с действующим законодательством.

2.2. Обеспечение сохранности архивных фондов и архивных документов, относящихся к муниципальной собственности и входящих в состав документов Архивного фонда Курской области.

2.3. Ведение учета архивных документов и оформление обязательных учетных документов.

2.4. Формирование Архивного фонда Курской области.

2.5. Осуществление приема архивных документов, находящихся в стадии банкротства (ликвидации) организаций, учреждений - не являющихся источниками комплектования Отдела.

2.6. Организация работы с учреждениями-источниками комплектования Отдела.

2.7. Осуществление работы по исполнению запросов пользователей, их доступу к архивным документам и работе в читальном зале.

2.8. Осуществление работы по популяризации и всестороннему использованию архивных документов (публикации, экспонирование архивных документов), организации информационных мероприятий (круглых столов, конференций, экскурсий, школьных уроков, встреч с общественностью и др.).

III. Основные функции

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Обеспечивает постоянное хранение:

3.1.1. Архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, относящихся к муниципальной собственности и включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Курской области, в т.ч. образовавшихся в деятельности:

представительного органа Администрации Глушковского района, Администрации Глушковского района и ее структурных подразделений с момента их образования;

представительных органов и администраций городских и сельских поселений Глушковского района с момента их образования;

учреждений, организаций и предприятий.

3.1.2. Архивных документов по личному составу на любых видах носителей, относящихся к государственной собственности Курской области.

3.1.3. Архивных документов, относящихся к частной форме собственности, а также граждан в порядке и на условиях, определенных в договоре между собственником документов и Отделом.

3.1.4. Архивных документов государственных организаций, организаций частной формы собственности, общественных объединений, действовавших на территории Глушковского района и ликвидированных в ходе банкротства на условиях и в порядке, определенных в договоре между Отделом и ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим.

3.1.5. Ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов.

3.1.6. Фотодокументов и документов граждан.

3.1.7. Учетных документов, архивных справочников, информационных баз данных, печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих и раскрывающих состав и содержание фондов Отдела.

3.2. Обеспечивает:

3.2.1. Временное хранение документов Архивного фонда Курской области, относящихся к государственной собственности Курской области, в том числе образовавшихся в деятельности органов государственной власти Курской области, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к государственной собственности Курской области, действующих на территории Глушковского района, в рамках действующего законодательства по реализации отдельных государственных полномочий Курской области в сфере архивного дела, предоставленных органу местного самоуправления муниципального образования.

3.3. Ведет государственный учет документов Архивного фонда Курской области, представляя в установленном порядке учетные сведения в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела.

3.4. Организует работу по улучшению сохранности архивных документов, в том числе по улучшению их физического состояния.

3.5. Организует работу по отнесению организаций и граждан к источникам комплектования, готовит документы на заседание экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа в сфере архивного дела по включению (исключению) в списки (из списков) источников комплектования организаций и граждан.

3.6. Разрабатывает и ведет в соответствии с требованиями список организаций-источников комплектования и список граждан, документы которых подлежат передаче на хранение в Отдел, осуществляет отбор и прием данных документов на постоянное хранение.

3.7. В установленном порядке оказывает методическую помощь организациям-источникам комплектования в:

составлении положений об экспертных комиссиях и архивах организаций, номенклатур дел организаций, описей дел, документов, актов (о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, об утрате документов, о неисправимых повреждениях документов, проверки наличия документов и др.), упорядочении документов и составлении описей дел, документов с последующим их представлением на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа в сфере архивного дела;

проведении экспертизы ценности документов при составлении номенклатуры дел организации и с целью включения документов в состав Архивного фонда Курской области;

ведении и оформлении в установленном порядке учетных документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования Отдела;

организации документов в делопроизводстве.

3.8. Оказывает методическую помощь организациям, не являющихся источниками комплектования Отдела, в упорядочении документов и составлении описей дел, документов с последующим их представлением на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа в сфере архивного дела.

3.9. Организует и проводит совещания, семинары для организаций-источников комплектования, в том числе и с участием представителей уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела, других муниципальных архивов Курской области, областных государственных архивов Курской области.

3.10. Принимает участие в решении вопросов о передаче хранящихся в Отделе архивных документов, относящихся к муниципальной собственности, в другие муниципальные архивы Курской области.

3.11. В установленном порядке исполняет различного характера запросы юридических и физических лиц по архивным документам Отдела.

3.12. Рассматривает в установленном порядке предложения, заявления и жалобы организаций и граждан, и своевременно принимает по ним необходимые меры.

3.13. Изучает общественные потребности в ретроспективной документной информации, исследует эффективность использования архивных документов, хранящихся в Отделе, информирует органы местного самоуправления, организации о документах, хранящихся в Отделе, через средства массовой информации и иным способом.

3.14. Осуществляет подготовку публикаций и экспонирование архивных документов, их копий и электронных образов.

3.15. Участвует в проведении мероприятий, организуемых Администрацией Глушковского района, организует проведение информационных мероприятий, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей: конференций, круглых столов, экскурсий, школьных уроков, встреч с общественностью.

3.16. Осуществляет ведение баз данных, создает с учетом потребностей различные виды архивных справочников о составе и содержании архивных документов, хранящихся в Отделе.

3.17. Сотрудничает с российскими архивами и архивами Курской области, архивными, научными и информационными организациями, изучает и распространяет передовой опыт архивной работы.

3.18. Представляет в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела планы, отчеты и статистическую информацию по установленной форме, в том числе и отчетность, связанную с реализацией отдельных государственных полномочий Курской области в сфере архивного дела.

3.19. Реализует государственные полномочия Курской области в сфере архивного дела, предоставленные Законом Курской области органу местного самоуправления Глушковского района.

3.20. Осуществляет иные функции в соответствии с действующим законодательством.

IV. Права

Архивному Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

4.1. Представлять Администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.

4.2. Вносить на рассмотрение Администрации Глушковского района и уполномоченного органа исполнительной власти области в сфере архивного дела предложения по развитию архивной отрасли, участвовать в разработке и реализации муниципальных программ, в подготовке и рассмотрении Администрацией Глушковского района вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

4.3. Запрашивать от организаций - источников комплектования Отдела, необходимые материалы о состоянии их архивов, организации документов в делопроизводстве.

4.4. Информировать уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела о фактах утраты документов, отнесенных к составу Архивного фонда и документов по личному составу, с целью привлечения виновных лиц к ответственности, установленной действующим законодательством.

4.5. В пределах своей компетенции давать рекомендации организациям-источникам комплектования Отдела по вопросам работы архивов (делопроизводственных служб) и организаций документов в делопроизводстве.

4.6. Осуществлять в установленном порядке информационную деятельность.

4.7. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, муниципальными и иными организациями, расположенными на территории Глушковского района, уполномоченным органом исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела, с областными государственными архивами Курской области, муниципальными архивами других муниципальных образований Курской области.

4.8. Давать в пределах своей компетенции юридическим и физическим лицам разъяснения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Отдела.

V. Организация деятельности

5.1. Отдел возглавляет начальник. Начальник и специалист (ты) являются муниципальными служащими Администрации и входят в Реестр муниципальных должностей.

Начальник Отдела назначается на должность и освобождается от должности Главой Глушковского района. Это решение может согласовываться с уполномоченным органом исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела.

При смене начальника Отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации Глушковского района. Акт приема-передачи утверждается Главой Глушковского района.

5.2. Начальник Отдела:

5.2.1. Организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций;

5.2.2. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в Глушковском районе перед Главой района и в установленном порядке, уполномоченным органом исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела.

5.3. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами, установленными законодательством об архивном деле, на основе целевых муниципальных программ, планов работы, утверждаемых Главой Глушковского района или иным должностным лицом с учетом рекомендаций уполномоченного органа исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела.

5.4. Реорганизация или ликвидация архивного отдела осуществляется Главой Глушковского района в установленном законом порядке.

Приложение № 1

АДМИНИСТРАЦИЯ

ГЛУШКОВСКОГО РАЙОНА КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

Советская ул., д.3, Глушково, Курская область, 307450, тел.: 8 (471-32) 2-14-37; факс: 2-18-34

E-mail: agrko@mail.ru

ОКПО 0432209, ОГРН 1054625012793, ИНН/КПП 4603004651/460301001

АРХИВНАЯ СПРАВКА

________________№ ________

На № ________ от __________

Приложение № 2

АДМИНИСТРАЦИЯ

ГЛУШКОВСКОГО РАЙОНА КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

Советская ул., д.3, Глушково, Курская область, 307450, тел.: 8 (471-32) 2-14-37; факс: 2-18-34

E-mail: agrko@mail.ru

ОКПО 0432209, ОГРН 1054625012793, ИНН/КПП 4603004651/460301001

АРХИВНАЯ ВЫПИСКА

________________№ ________

На № ________ от __________

УТВЕРЖДАЮ:

Глава Администрации Глушковского района

Курской области

П.М.Золотарев « 27 » сентября 2018 года

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

муниципального служащего, замещающего должность главного специалиста-эксперта архивного отдела

I. Общие положения

1.1. Должность главного специалиста-эксперта архивного отдела является должностью муниципальной службы.

1.2. Должность главного специалиста-эксперта архивного отдела относится к группе старших должностей.

1.3. Область профессиональной служебной деятельности (далее – область деятельности), в соответствии с которой муниципальный служащий исполняет должностные обязанности:

- управление в сфере культуры, кинематографии, туризма и архивного дела.

1.4. Вид профессиональной служебной деятельности (далее – вид деятельности), в соответствии с которым муниципальный служащий исполняет должностные обязанности:

- формирование и содержание архивных фондов муниципальных образований.

1.5. Главный специалист-эксперт архивного отдела назначается на должность и освобождается от должности Главой Администрации Глушковского района Курской области.

1.6. Главный специалист-эксперт архивного отдела Администрации Глушковского района подчинен Главе Глушковского района Курской области, Управляющему делами Администрации Глушковского района, курирующего данное направление работы, и работает под непосредственным руководством начальника архивного отдела.

2. Квалификационные требования

2. Для замещения должности главного специалиста-эксперта архивного отдела устанавливаются квалификационные требования, включающие базовые и функциональные квалификационные требования.

2.1. Базовые квалификационные требования:

2.1.1. Муниципальный служащий, замещающий должность главного специалиста-эксперта архивного отдела должен иметь высшее образование.

2.1.2. Для замещения должности главного специалиста – эксперта архивного отдела установлено требование о наличии высшего образования без предъявления требований к стажу работы, направлению подготовки.

2.1.3. Главный специалист-эксперт архивного отдела должен обладать следующими базовыми знаниями:

1) знанием государственного языка Российской Федерации (русского языка);

2) правовыми знаниями основ:

а) Конституции Российской Федерации;

б) Федерального закона от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

в) Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

г) Закона Курской области от 13 июня 2007 г. № 60-ЗКО «О муниципальной службе в Курской области»;

д) Устава Курской области;

е) Устава муниципального района «Глушковский район»;

ж) законодательства о противодействии коррупции.

2.1.4. Главный специалист-эксперт архивного отдела должен обладать следующими базовыми умениями:

1) работать на автоматизированном рабочем месте (персональный компьютер), в том числе в сети Интернет;

2) работать в различных информационно-справочных и правовых системах;

2.2. Муниципальный служащий, замещающий должность главного специалиста-эксперта архивного отдела должен соответствовать следующим функциональным квалификационным требованиям.

2.2.1. Главный специалист-эксперт архивного отдела должен иметь высшее образование без предъявления требований к стажу муниципальной службы или стажу работы по специальности, направлению подготовки;

2.2.2. Главный специалист-эксперт архивного отдела должен обладать следующими знаниями в области законодательства Российской Федерации, знаниями муниципальных правовых актов и иными знаниями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности:

1) Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

2) приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

3) приказ Министерства культуры Российской Федерации от 03 июня 2013 г. № 635 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах».

4) приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»;

5) Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;

6) Федеральный закон Российской Федерации от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

7) Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

8) Закон Курской области от 13 июня 2007 г. N 60-ЗКО "О муниципальной службе в Курской области";
9) Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

10) Федеральный закон от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;

11) областное законодательство, муниципальные правовые акты по направлению деятельности.

2.2.3. Главный специалист-эксперт архивного отдела должен иметь навыки работы по направлению деятельности, планирования своей работы; обеспечение сохранности, организация, комплектование и использование документов по личному составу, вести учет документов по личному составу,совершенствовать и пополнять научно-справочный аппарат документам по личному составу, заниматься переработкой фондов и усовершенствованием описей на документы по личному составу, в установленные законодательством сроки исполнять запросы организаций, заявления граждан по вопросам социально-правового и тематического характера, пользования оргтехникой, компьютерной техникой и необходимыми программными продуктами.

3. Должностные обязанности

Исходя из задач и функций, определенных Положением об архивном отделе, утвержденным планом развития архивного дела Глушковского района, административным регламентом «Предоставление архивной информации по документам Архивного фонда Курской области и другим архивным документам (выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий)" на главного специалиста-эксперта архивного отдела возлагаются следующие должностные обязанности:
3.1. Выявлять и вести учет ликвидированных, приватизированных, реорганизуемых (с изменением формы собственности) учреждений, предприятий, организаций.

3.2. Осуществлять прием документов по личному составу от ликвидированных, приватизированных, реорганизуемых организаций и действующих учреждений - источников комплектования архивного отдела администрации Глушковского района.

3.3. Обеспечивать сохранность документов по личному составу архивного отдела, систематически проводит проверку наличия и состояния дел.

3.4. Создавать, совершенствовать и пополнять научно-справочный аппарат к хранящимся в архивном отделе документам по личному составу, занимается переработкой фондов и усовершенствованием описей на документы по личному составу, хранящихся в архивном отделе.

3.5. Вести учет хранящихся в архивном отделе документов по личному составу.

3.6. Осуществлять использование документов архивного отдела, исполнять запросы организаций, заявления граждан по вопросам социально-правового и тематического характера, информировать заинтересованные организации о составе и содержании документов.

3.7. В отсутствие начальника архивного отдела вести прием населения по вопросам социально-правового и тематического характера, выдавать архивные справки, архивные копии и выписки по заявлениям граждан и организаций.

3.8. Контролировать сохранность, правильность формирования дел и оформление документов по личному составу в учреждениях, предприятиях, организациях Глушковского района.

3.9. Оказывать методическую помощь учреждениям, организациям, предприятиям в работе по отбору документов по личному составу для передачи на централизованное хранение.

3.10. Проводить работу по установлению местонахождения документов по личному составу, не переданных на хранение, и информировать об этом начальника архивного отдела.

3.11. Принимать участие в проводимых Администрацией Глушковского района совещаниях, семинарах о работе с документами по личному составу для работников, ответственных за делопроизводство, отдела кадров и бухгалтерий по вопросам обеспечения сохранности документов по личному составу и подготовки их к передаче на хранение.

3.12. Осуществлять использование документов по личному составу на выставках, в периодической печати; в установленном порядке предоставлять

возможность для ознакомления с документами архивного отдела учреждениям, предприятиям и гражданам с целью научного и практического их использования.

3.13. Вести журнал учета температурно – влажностного режима хранения документов, пофондовые, постеллажные, топографические указатели, следит за санитарно-гигиеническим режимом в хранилищах архивного отдела.

3.14. Принимать участие в работе по переводу документов с бумажного носителя в электронный вид, ведению БД «Архивный фонд» версия 5.0, и БД «Местонахождение документов по личному составу».

3.15. Осуществлять работу в системе электронного документооборота.

3.16. Соблюдать установленные статьями 12,13,14 Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» обязанности, ограничения и запреты, связанные с муниципальной службой.

3.17. Точно и в срок выполнять поручения своего руководителя;

3.18. Соблюдать установленный внутренний трудовой распорядок, Типовой кодекс этики и служебного поведения муниципальных служащих, правила содержания служебных помещений и правила пожарной безопасности;

3.19. Беречь и рационально использовать имущество, предоставленное для исполнения должностных обязанностей, а также не использовать это имущество в целях получения доходов или иной личной выгоды;

3.20. Сообщать представителю нанимателя (работодателю) о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению такого конфликта;

3.21. Уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений;

3.22. Осуществлять по поручению Главы Администрации Глушковского района Курской области, Управляющего делами Администрации Глушковского района, начальника архивного отдела Администрации Глушковского района другие функции в пределах предоставленных ему полномочия.

4. Права

Наряду с основными правами, которые определены статьей 11 Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» главный специалист-эксперт отдела архивного

отдела имеет право:

4.1. Запрашивать от структурных подразделений администрации и учреждений Глушковского района, независимо от ведомственной подчинённости и формы собственности, необходимую информацию, относящуюся к деятельности архивного отдела и требовать выполнения основных законов и нормативов в области документоведения и архивного дела.

4.2. Участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов, касающихся архивного дела и делопроизводства в учреждениях и организациях.

4.3. Принимать в установленном порядке участие в мероприятиях (совещаниях, конференциях, семинарах, заседаниях комиссий), содержание которых соответствует области деятельности и виду деятельности;

4.4. В пределах своей компетенции давать рекомендации, разъяснения специалистам Администрации Глушковского района Курской области, руководителям муниципальных образований, содержание которых соответствует области деятельности и виду деятельности.

4.5. Получать в архивном управлениии Курской области консультативную и методическую помощь;

4.6. Главный специалист-эксперт архивного отдела имеет другие права, предусмотренные законодательством о муниципальной службе.

5. Ответственность

Главный специалист-эксперт архивного отдела за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о муниципальной службе, за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, за причинение материального ущерба, за дачу неправомерного поручения либо исполнения неправомерного поручения несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6. Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения

Главный специалист-эксперт архивного отдела вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения по следующим вопросам:

- подготовка докладных и пояснительных записок;

- подготовка отчетов.

7. Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений

Главный специалист – эксперт архивного отдела в пределах должностных обязанностей, установленных данной должностной

инструкцией принимает участие в подготовке нормативно-правовых актов и (или) проектов нормативно-правовых актов, управленческих и иных решений по вопросам деятельности архивного отдела.

8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений

Сроки подготовки, рассмотрения, порядок оформления, согласования проектов документов, принятия проектов управленческих и иных решений, исполнения документов и поручений устанавливаются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Курской области, инструкцией по делопроизводству в Администрации Глушковского района Курской области.

9. Порядок служебного взаимодействия муниципального служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с муниципальными служащими, гражданскими служащими, гражданами, а также организациями

9.1. Главный специалист-эксперт архивного отдела для выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленых прав в порядке, установленном действующими нормативными правовыми актами и иными организационно-распорядительными документами взаимодействует с:

- работниками структурныых подразделений и должностными лицами органов местного самоуправления;

- учреждениями, организациями и гражданами по вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела в соответствии с действующим законодательством.

9.2. Взаимодействие осуществляется в результате непосредственных служебных контактов, переписки на бумажных и электронных носителях.

10. Перечень муниципальных услуг, оказываемых гражданам и организациям

В соответствии с замещаемой должностью муниципальной службы и в пределах должностных обязанностей, главный специалист-эксперт архивного отдела оказывает государственные и муниципальные услуги:

«Предоставление архивной информации по документам Архивного фонда Курской области и другим архивным документам (выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий)».

11. Показатели эффективности и результативности

профессиональной служебной деятельности

Показателями эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности муниципального служащего, замещающего должность главного специалиста-эксперта архивного отдела являются:

Актуальность:

- научно-справочного аппарата (описи, указатели), сведений о составе фондов по личному составу в электронном и бумажном вариантах;

- качественной подготовки архивных справок, выписок социально-правового и тематического характера.

Своевременность:

- исполнение запросов физических и юридических лиц в соответствии с административным регламентом.

Отсутствие:

- фактов пропуска сроков исполнения запросов социально-правового характера;

- фактов утраты документов принятых на хранение в муниципальный архив;

- нарушений требований нормативного правового акта, устанавливающего порядок делопроизводства.

Качество выполненной работы (подготовка архивных справок, выписок в соответствии с установленными требованиями, полное и логичное изложение материала, отсутствие арифметических, стилистических и грамматических ошибок).

Ответственность (исполнение обязанностей в срок с минимумом контроля).

Самостоятельность (способность выполнять задания без дополнительных указаний).

Дисциплина (отсутствие нарушений служебного распорядка).

Мотивация (заинтересованность в выполняемой работе, использование наиболее рациональных подходов при решении поставленных задач).

Профессионализм (соответствие требованиям, предъявляемым к должности, использование системного подхода в работе, владение современными технологиями, широта профессиональных знаний).

12. Заключительные положения

В связи с принятием федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также законов Курской области и иных нормативных правовых актов Курской области, регламентирующих муниципальную службу и непосредственно касающихся деятельности органа местного самоуправления Курской области, в настоящую должностную инструкцию могут быть внесены дополнения и изменения.

УТВЕРЖДАЮ

Глава Администрации Глушковского района

Курской области П.М.Золотарев

« 27 » сентября 2018 года

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

муниципального служащего, замещающего должность начальника архивного отдела Администрации Глушковского района

I. Общие положения

1.1.Должность начальника архивного отдела является должностью муниципальной службы.

1.2. Должность начальника архивного отдела относится к группе главных должностей.

- управление в сфере культуры, кинематографии, туризма и архивного дела.

- формирование и содержание архивных фондов муниципальных образований.

1.5. Начальник архивного отдела назначается на должность и освобождается от должности главой Администрации Глушковского района Курской области по согласованию с архивным управлением Курской области.

1.6. Начальник архивного отдела находится в непосредственном подчинении Главы Администрации Глушковского района Курской области, Управляющего делами Администрации Глушковского района Курской области.

1.7. В его непосредственном подчинении находится главный специалист-эксперт архивного отдела Администрации Глушковского района.

1.8. В случае служебной необходимости (в период временного отсутствия начальника архивного отдела) отдельные его обязанности временно исполняет главный специалист-эксперт архивного отдела Администрации Глушковского района.

2. Квалификационные требования

2. Для замещения должности начальника архивного отдела устанавливаются квалификационные требования, включающие базовые и функциональные квалификационные требования.

2.1. Базовые квалификационные требования:

2.1.1. Муниципальный служащий, замещающий должность начальника архивного отдела, должен иметь высшее образование не ниже уровня специалитета, магистратуры.

2.1.2. Для замещения должности начальника архивного отдела установлено требование о наличии не менее двух лет стажа муниципальной службы или стажа работы по специальности, направлению подготовки при наличии высшего образования не ниже уровня специалитета, магистратуры; для лиц, имеющих дипломы специалиста или магистра с отличием, в течение трех лет со дня выдачи диплома - не менее одного года стажа муниципальной службы или стажа работы по специальности, направлению подготовки.

2.1.3. Начальник архивного отдела должен обладать следующими базовыми знаниями:

1) знанием государственного языка Российской Федерации (русского языка);

2) правовыми знаниями основ:

а) Конституции Российской Федерации;

в) Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

г) Закона Курской области от 13 июня 2007 г. № 60-ЗКО «О муниципальной службе в Курской области»;

д) Устава Курской области;

е) Устава муниципального района «Глушковский район»;

ж) законодательства о противодействии коррупции.

2.1.4. Начальник архивного отдела должен обладать следующими базовыми умениями:

1) работать на автоматизированном рабочем месте (персональный компьютер), в том числе в сети Интернет;

2) работать в различных информационно-справочных и правовых системах;

3) руководить подчиненными, эффективно планировать работу и контролировать ее выполнение;

4) оперативно принимать и реализовывать управленческие решения;

5) вести деловые переговоры с представителями государственных органов, органов местного самоуправления;

6) соблюдать этику делового общения при взаимодействии с гражданами.

2.2. Муниципальный служащий, замещающий должность начальника архивного отдела должен соответствовать следующим функциональным квалификационным требованиям.

2.2.1. Начальник архивного отдела должен иметь высшее образование по специальности, направлению подготовки: «Государственное и муниципальное управление», «Менеджмент», «Педагогическое образование», «Юриспруденция», «Управление персоналом», «Социология», «Историко-архивоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Документоведение и архивоведение».

2.2.2. Начальник архивного отдела должен обладать следующими знаниями в области законодательства Российской Федерации, знаниями муниципальных правовых актов и иными знаниями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности:

1) Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

5) Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;

10) Федеральный закон от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;

11) областное законодательство, муниципальные правовые акты по направлению деятельности.

2.2.3. Начальник архивного отдела должен обладать следующими умениями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности:

- проводить экспертизы ценности документов;

- осуществлять организационные и методические мероприятия по передаче документов на постоянное хранение в государственный архив;

- составлять установленную отчетность по архивному делу;

- другие умения, необходимые для исполнения должностных обязанностей.

3. Должностные обязанности

3.1. Исходя из задач и функций, определенных Положением об архивном отделе на начальника архивного отдела возлагаются следующие должностные обязанности:

3.2. Формировать архивные фонды, составляющие часть Архивного фонда Российской Федерации.

3.3. Организовывать в установленном порядке прием документов из учреждений, организаций и предприятий района по истечении сроков ведомственного хранения, осуществлять хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Курской области, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории района, и иных архивных документов.

3.4. Осуществлять организационно-методическое руководство за работой ведомственных архивов и организацией делопроизводства в учреждениях района – источниках комплектования архивного дела.

3.5. Оказывать помощь в разработке положений о ведомственных архивах и экспертных комиссиях, номенклатур дел учреждений, инструкций по делопроизводству, рассматривать и согласовывать их.

3.6. Организовывать работу по упорядочению документов постоянного хранения и по личному составу, документов личного происхождения, фотодокументов и передачу их на государственное хранение.

3.7. Рассматривать и направлять на утверждение ЭПК архивного управления Курской области описи дел постоянного хранения и по личному составу учреждений, предприятий района – источников комплектования архивного дела, документов личного происхождения, фотодокументов.

3.8. Проводить семинары – совещания, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве учреждений района.

3.9. Информировать Главу Глушковского района, архивное управление Курской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде Российской Федерации.

3.10. Развивать и укреплять материально - техническую базу архивного отдела. Обеспечивать эффективное и рациональное использование материальных ресурсов и финансовых средств, выделенных

из бюджета области на осуществление отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела.

3.11. Представлять архивному управлению Курской области отчетность и статистические сведения, а также необходимую информацию и документы, связанные с осуществлением отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела.

3.12. Координировать и контролировать работу муниципального служащего по старшей муниципальной должности – главного специалиста – эксперта архивного отдела Администрации Глушковского района.

3.13. Рассматривать заявления, предложения, жалобы, вести прием граждан по личным вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела, выдавать в установленном порядке учреждениям и гражданам

справки социально – правового характера, копии и выписки из архивных документов.

3.14. Подготавливать и передавать на постоянное хранение в государственный архив Курской области, другие архивные учреждения документы и соответствующий научно- справочный материал к ним, в сроки, устанавливаемые архивным управлением Курской области.

3.15. Заниматься тематической разработкой фондов (каталогизацией) и использованием архивных документов в социально- просветительных целях: школьные уроки, беседы, дни открытых дверей, экскурсии по архивным фондам, «круглые столы», выставки, статьи в периодической печати.

3.16. Проводить проверку наличия и сохранности документов в архивном отделе и в ведомственных архивах с оформлением её результатов.

3.17. Вести государственный учёт документов: книгу учёта поступления документов, список фондов, карточки фондов.

3.18. Составлять сведения об изменениях в составе и объёме документов, хранящихся в отделе.

3.19. Оформлять и вести дела фондов.

3.20. Организовывать и проводит целевую экспертизу ценности документов, находящихся на хранении в архивном отделе.

3.21. Осуществлять работу по выявлению описей, нуждающихся в переработке. Проводить переработку и усовершенствование описей.

3.22. Составлять списки учреждений (лиц) – источников комплектования документами архивного отдела.

3.23. Вести наблюдательные дела и карточки учёта учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования архивного отдела.

3.24. Организовывать работу по разработке и утверждению административных регламентов по предоставлению муниципальных услуг (исполнению муниципальных функций).

3.25. Организовывать работу по переводу документов с бумажного носителя в электронный вид и ведению БД «Архивный фонд».

3.26. Осуществлять работу в системе электронного документооборота.

3.27. Осуществлять использование документов, хранящихся в архиве;

- исполнение запросов граждан и юридических лиц (о заработной плате, о стаже работы, о факте проживания, о награждении, имущественных правах, выделении земельных участков и т.д.);

- выдача в установленном порядке документов во временное пользование.

3.28. Вести прием граждан и юридических лиц по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела, обеспечивать своевременное и полное рассморение устных и письменных обращений в сроки, установленные действующим законодательством.

3.29. Соблюдать установленные статьями 12,13,14 Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» обязанности, ограничения и запреты, связанные с муниципальной службой.

3.30. Точно и в срок выполнять поручения своего руководителя;

3.31. Соблюдать установленный внутренний трудовой распорядок, Типовой кодекс этики и служебного поведения муниципальных служащих, правила содержания служебных помещений и правила пожарной безопасности;

3.32. Беречь и рационально использовать имущество, предоставленное для исполнения должностных обязанностей, а также не использовать это имущество в целях получения доходов или иной личной выгоды;

3.33. Сообщать представителю нанимателя (работодателю) о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению такого конфликта;

3.34. Уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений;

3.35. Осуществлять по поручению Главы Администрации Глушковского района Курской области и Управляющего делами Администрации Глушковского района другие функции в пределах предоставленных ему полномочия.

4. Права

Наряду с основными правами, которые определены статьей 11 Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» начальник архивного отдела имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных

подразделений Администрации Глушковского района, иных органов государственной власти и местного самоуправления, предприятий,учреждений и организаций независимо от форм собственности

информацию, необходимую для осуществления задач, возложенных на архивный отдел;

4.2. Контролировать выполнение учреждениями, независимо от ведомственной подчиненности, требований законодательства РФ, законодательных и иных правовых актов субъекта РФ, органов местного самоуправления в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

4.3. Вносить предложения руководству администрации района по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектованию и обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе; совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий района.

4.4. Участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов, касающихся архивного дела и делопроизводства в учреждениях и организациях; готовить проекты постановлений и распоряжений администрации района, касающиеся деятельности архивного отдела.

4.5. В пределах своей компетенции давать рекомендации, разъяснения специалистам Администрации Глушковского района Курской области, руководителям муниципальных образований, содержание которых соответствует области деятельности и виду деятельности.

4.6. Принимать в установленном порядке участие в мероприятиях (совещаниях, конференциях, семинарах, заседаниях комиссий), содержание которых соответствует области деятельности и виду деятельности;

4.7. Ставить вопросы перед органами государственной власти, местного самоуправления и правоохранительными органами о привлечении руководителей, других должностных лиц учреждений, организаций и предприятий, независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности, к ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

4.8. Планировать работу отдела, контролировать выполнение плановых мероприятий;

4.9. Проводить проверки деятельности сотрудников отдела по направлениям работы.

5. Ответственность

Начальник архивного отдела за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей в пределах, определенных

трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о

муниципальной службе, за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, за причинение материального ущерба, за дачу неправомерного поручения либо исполнения неправомерного поручения несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6.1. Начальник архивного отдела в соответствии со своей компетенцией вправе или обязан самостоятельно принимать решения в виде таких документов как:

- подготовка докладных и пояснительных записок;

- распределение обязанностей между сотрудниками отдела;

- планирование работы отдела;

- согласование проектов нормативно-правовых актов;

- исполнение отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию и использованию архивных документов;

- по выдаче:

1. архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а так же получение льгот и компенсаций;

2. архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, подтверждающих факт проживания, право на землю и иные имущественные права.

Начальник архивного отдела в пределах должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией, принимает участие в подготовке нормативно-правовых актов и (или) проектов нормативно-правовых актов, управленческих и иных решений по вопросам деятельности архивного отдела.

правовыми актами Курской области, инструкцией по делопроизводству в Администрации Глушковского района Курской области.

9.1. Начальник архивного отдела для выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленых прав в порядке, установленном действующими нормативными правовыми актами и иными организационно-распорядительными документами взаимодействует с:

- архивным управлением Курской области;

- работниками, структурными подразделениями и должностными лицами органов местного самоуправления;

10. Перечень муниципальных услуг, оказываемых гражданам и организациям

Начальник архивного отдела оказывает государственные и муниципальные услуги:

11. Показатели эффективности и результативности

профессиональной служебной деятельности

11.1. Показателями эффективности профессиональной служебной деятельности муниципального служащего, замещающего должность начальника архивного отдела являются:

- количество принятых на хранение архивных документов муниципальных организаций от общего объема документов, подлежащих приему;

- количество документов, исполненных в установленные сроки;

- количество жалоб на действия (бездействие) начальника архивного отдела от общего количества обращений граждан;

- количество архивных документов государственной и муниципальной собственности, находящихся в нормативных условиях, обеспечивающих их надлежащее хранение.

11.2. Показателями результативности профессиональной служебной деятельности муниципального служащего, замещающего должность начальника архивного отдела являются:

- количество рассмотренных заявлений и обращений граждан;

- результаты проверок архивным управлением Курской области;

- качественное исполнение государственных и муниципальных функций по хранению, комплектованию, использованию архивных документов и архивных фондов;

- своевременность исполнения поставленных задач;

- организация труда соблюдение дисциплины и правил служебного распорядка;

- мотивация (заинтересованность в выполняемой работе,

- использование наиболее рациональных подходов при решении поставленных задач);

- профессионализм (соответствие требованиям, предъявляемым к должности, использование системного подхода в работе, владение современными технологиями, широта профессиональных знаний).

12. Заключительные положения